Szczegółowe informacje

Dokument został podzielony na kilka części:

• CZĘŚĆ I – opisuje zasady ogólne, które obowiązują we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych, za wyjątkiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Radlinie*;
• CZĘŚĆ II – zawiera uszczegółowienie dotyczące zasad przetwarzania danych przez Radę Miejską w Radlinie;
• CZĘŚĆ III – opisuje zasady przetwarzania danych przez Straż Miejską w Radlinie dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (w zależności od charakteru konkretnej sprawy, oprócz zasad przetwarzania opisanych w tej części, Straż Miejska w Radlinie przetwarza również dane na zasadach ogólnych opisanych w CZĘŚCI I);
• CZĘŚĆ IV – zawiera uszczegółowienia wynikające z realizacji konkretnych przepisów prawa, w tym m. in. ustawy o ewidencji ludności, ustawy o dowodach osobistych, ustawy o zmianie imienia i nazwiska, czy zasady przetwarzania danych w wybranych projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

CZĘŚĆ I – OGÓLNE ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. W zależności od tego gdzie realizowana jest sprawa, administratorem danych jest odpowiednio jedna z następujących miejskich jednostek organizacyjnych:
   • Urząd Miasta Radlin, reprezentowany przez Burmistrza Radlina – ul. Rymera 15, 44-310 Radlin, tel. 324590200, e-mail info@radlin.pl,
   • Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Korfantego 17, 44-310 Radlin, tel. 324568017, e-mail mosir@radlin.pl,
   • Miejski Ośrodek Kultury w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Mariacka 9, 44-310 Radlin, tel. 324568928, e-mail mok@radlin.pl,
   • Miejska Biblioteka Publiczna w Radlinie, reprezentowana przez Dyrektora – ul. Orkana 5, 44-310 Radlin, tel. 324567883, e-mail administracja@biblioteka.radlin.pl,
   • Zakład Gospodarki Komunalnej w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Rymera 15, 44-310 Radlin, tel. 324590203, e-mail das.zgk@radlin.pl,
   • Centrum Usług Wspólnych w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Rymera 15, 44-310 Radlin, tel. 324590232, e-mail cuw@radlin.pl ,
     
     Uwaga! Do dnia 31 grudnia 2025 r. jednostka nosiła nazwę Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie.
     
   • Przedszkole Publiczne nr 1 w Radlinie, reprezentowane przez Dyrektora – ul. Rymera 170a, 44-310 Radlin, tel. 324567266, e-mail pp1@radlin.pl,
   • Przedszkole Publiczne nr 2 w Radlinie, reprezentowane przez Dyrektora – ul. Mielęckiego 13, 44-310 Radlin, tel. 327292748, e-mail pp2@radlin.pl,
   • Przedszkole Publiczne nr 3 w Radlinie, reprezentowane przez Dyrektora – ul. Mariacka 1, 44-310 Radlin, tel. 327292317, e-mail pp3@radlin.pl,
   • Szkoła Podstawowa nr 1 w Radlinie, reprezentowana przez Dyrektora – ul. Makuszyńskiego 17, 44-310 Radlin, tel. 324558443, e-mail sekretariat@sp1radlin.pl,
   • Zespół Szkolno – Sportowo – Artystyczny w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Rogozina 55, 44-310 Radlin, tel. 324558330, e-mail zssa@radlin.pl,
     
     Uwaga! Placówka utworzona z dniem 01 września 2023 r. z połączenia jednostek Sportowa Szkoła Podstawowa nr 2 im. Komisji Edukacji Narodowej w Radlinie (ul. Rogozina 55, 44-310 Radlin), Ognisko Pracy Pozaszkolnej w Radlinie (ul. Rogozina 55, 44-310 Radlin).
     
   • Szkoła Podstawowa nr 3 w Radlinie, reprezentowana przez Dyrektora – ul. Rymera 170, 44-310 Radlin, tel. 324558294, e-mail sp3@radlin.pl,
   • Szkoła Podstawowa nr 4 w Radlinie, reprezentowana przez Dyrektora – ul. Wiosny Ludów 287, 44-310 Radlin, tel. 324558417, e-mail sp4@radlin.pl,
   • Świetlica Środowiskowa w Radlinie, reprezentowana przez Dyrektora – ul. Pocztowa 4, 44-310 Radlin, tel. 324407430, e-mail koliba@radlin.pl.
   • Miejski Żłobek „Serduszko” w Radlinie, reprezentowany przez Dyrektora – ul. Makuszyńskiego 15, 44-310 Radlin, tel. 327228282, e-mail zlobek@radlin.pl.
2. Funkcję Inspektora Ochrony Danych we wszystkich wskazanych wyżej jednostkach pełni pracownik Urzędu Miasta Radlin – Andrzej Hajm (ul. Rymera 15, 44-310 Radlin, telefon 324590235, e-mail iod@radlin.pl). Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
3. Dane osobowe są przetwarzane w związku z prowadzeniem konkretnej sprawy oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej realizacji. Cel przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z charakteru danej sprawy oraz czynności podejmowanych w jej toku, natomiast podstawa prawna przetwarzania jest każdorazowo wskazywana w korespondencji dotyczącej tej sprawy (np. we wniosku, zawiadomieniu, decyzji administracyjnej, umowie lub innym piśmie kierowanym do osoby, której dane dotyczą).
   
   Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a–e RODO**, w szczególności:
   • na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą – w przypadkach, gdy przetwarzanie nie wynika z obowiązku prawnego ani nie jest niezbędne do realizacji zadania publicznego,
   • w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy,
   • w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – przy czym konkretna podstawa prawna jest wskazywana w korespondencji dotyczącej danej sprawy, w tym w szczególności w decyzjach administracyjnych, wezwaniach, informacjach lub innych dokumentach,
   • w celu ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
   • w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.
     
     W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, dane te są przetwarzane wyłącznie w przypadkach przewidzianych w art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze; jest konieczne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; przetwarzanie odbywa się na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.
     
     Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących, naruszeń prawa lub środków zabezpieczających są przetwarzane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym przepisami prawa, zgodnie z art. 10 RODO**.
     
     Konkretny cel przetwarzania oraz właściwa podstawa prawna wynika z charakteru danej sprawy oraz jest wskazywana w dokumentach związanych z daną sprawą, co umożliwia osobie, której dane dotyczą, ustalenie, dlaczego jej dane są przetwarzane oraz na jakiej podstawie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, ma wątpliwości co do ustalenia celu przetwarzania jej danych w konkretnej sprawie lub podstawy prawnej przetwrazania, może skontaktować się z pracownikiem prowadzącym sprawę. Pracownik ten udzieli niezbędnych wyjaśnień i pomoże zrozumieć zasady przetwarzania danych osobowych w danym przypadku.
4. W zależności od zakresu danych osobowych niezbędnych do prowadzenia konkretnej sprawy, odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności stron i uczestników postępowań, organów właściwych do rozpoznania sprawy, organów nadzorczych, sądów, organów ścigania lub innych instytucji publicznych, którym przekazanie danych wynika z obowiązujących regulacji.
   
   Dane mogą być również przekazywane podmiotom realizującym doręczenia, w tym operatorom pocztowym, kurierom oraz podmiotom świadczącym usługi doręczeń elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej).
   
   Odbiorcami danych mogą być także podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, zgodnie z art. 28 RODO**, w zakresie wynikającym z zawartych umów powierzenia przetwarzania danych. Dotyczy to w szczególności dostawców systemów informatycznych wykorzystywanych do obsługi spraw; podmiotów świadczących usługi hostingu, utrzymania infrastruktury teleinformatycznej lub przechowywania danych; podmiotów zapewniających obsługę techniczną, organizacyjną lub administracyjną niezbędną do realizacji zadań Administratora danych.
   
   Jeżeli osoba, której dane dotyczą, ma wątpliwości co do ustalenia, komu jej dane mogą zostać udostępnione w związku z prowadzoną sprawą, może skontaktować się z pracownikiem prowadzącym sprawę. Pracownik ten udzieli niezbędnych wyjaśnień dotyczących kręgu odbiorców danych oraz zasad ich przekazywania, a także pomoże zrozumieć, w jakich sytuacjach i na jakiej podstawie dane mogą być udostępniane innym podmiotom.
5. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania oraz terminów wynikających z przepisów prawa, nie krócej niż określono to w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym*** i innych przepisach**** chyba, że przepisy nie wskazują okresu, wtedy przetwarzane są w możliwie najkrótszym czasie niezbędnym do osiągnięcia celu przetwarzania.
6. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują – na zasadach określonych w RODO** – następujące prawa: prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania lub uzupełnienia, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych. Realizacja niektórych z powyższych praw może podlegać ograniczeniu w przypadkach, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa i jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Zakres realizacji poszczególnych praw może być również ograniczony innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności regulującymi działalność organów administracji publicznej, archiwizację dokumentacji oraz ochronę interesu publicznego.
7. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO** – osoba ta, ma prawo cofnąć zgodę w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), gdy uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.
9. W zależności od sprawy, podanie danych osobowych może być wymogiem prawnym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Administrator danych zbiera minimalną ilość danych niezbędną do podjęcia działania. Niepodanie wszystkich wymaganych danych może prowadzić do niepodjęcia działań przez administratora danych.
10. Administrator danych nie stosuje mechanizmów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym nie stosuje profilowania.
11. Jeżeli danych osobowych nie pozyskano od osoby, której dane dotyczą, administrator danych zobowiązuje się podać osobie, której dane dotyczą, informację o źródle pochodzenia danych osobowych – a gdy ma to zastosowanie, czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych.
12. Miasto objęte jest monitoringiem wizyjnym obsługiwanym przez Straż Miejską, system nie jest wyposażony w funkcje automatycznej identyfikacji osób. Poszczególni ww. administratorzy danych dodatkowo mogą stosować monitoring wizyjny na terenie jednostki. W takich przypadkach obszary objęte monitoringiem są oznaczone w sposób widoczny i czytelny informacją o monitorowaniu. Poszczególni ww. administratorzy danych mogą stosować system elektronicznej kontroli dostępu (kontroli wejść/wyjść) na terenie jednostki, na warunkach i zasadach odrębnie ustalonych.
13. Jeżeli cele i sposoby przetwarzania danych osobowych wspólnie ustala dwóch lub więcej administratorów danych, to są oni współadministratorami. W takim przypadku odpowiedzialność dotycząca wypełniania obowiązków wynikających z przepisów względem osób, których dane osobowe dotyczą, w pierwszej kolejności ponosi współadministrator inicjujący sprawę. Niezależnie od tego osoba której dane dotyczą, może żądać przysługujących jej praw wobec każdego ze współadministratorów.

CZĘŚĆ II – ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ RADĘ MIEJSKĄ W RADLINIE

1. Administratorem danych osobowych jest Rada Miejska w Radlinie, reprezentowana przez Przewodniczącego (adres: ul. Rymera 15, 44-310 Radlin, tel. 324590201, e-mail biurorady@radlin.pl). Obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną Rady Miejskiej w Radlinie zapewnia Urząd Miasta Radlin, reprezentowany przez Burmistrza Radlina. W ramach tej obsługi, dane osobowe przetwarzane są na warunkach i zasadach obowiązujących w Urzędzie Miasta Radlin.
2. Uczestnicząc: w sesjach Rady Miejskiej, w posiedzeniach komisji Rady Miejskiej, w spotkaniach realizowanych w związku z pracami Rady Miejskiej lub kierując wnioski, skargi, interpelacje i inne pisma do Rady Miejskiej, należy mieć na uwadze, że jej działania są z zasady jawne i publicznie dostępne. W związku z powyższym należy mieć na uwadze, iż:
   • sesje Rady Miejskiej są na żywo transmitowane w sieci Internet, są tam zapisywane i udostępnianie na czas nieokreślony; transmisje nie są poddawane pseudonimizacji co oznacza, że dane, w tym dane osobowe są upubliczniane; dokumenty sporządzanie w związku z pracą Rady Miejskiej są upubliczniane, w tym publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Radlin;
   • w sesjach Rady Miejskiej i posiedzeniach wszystkich komisji Rady Miejskiej mogą brać udział osoby postronne (zaproszeni goście, zainteresowani mieszkańcy, itp.); w czasie obrad w sposób jawny, głośno podaje się dane, w tym dane osobowe, co oznacza, że wszystkie osoby przebywające w miejscu obrad mogą się z tymi danymi zapoznać, mogą nagrywać dźwięk i obraz, mogą sporządzać notatki, itp.;
   • wszelkie pisma, w tym wnioski, skargi, itp. kierowane do Rady Miejskiej lub poszczególnych komisji Rady Miejskiej, jeżeli nie leżą w ich kompetencji, mogą zostać przekazane na podstawie przepisów prawa właściwemu adresatowi;
   • w trakcie posiedzeń mogą być wykonywane fotografie zawierające wizerunek osób, które następnie mogą zostać upublicznione.
3. W przypadku zastrzeżeń dotyczących opisanych wyżej zasad przetwarzania danych, należy przed ujawnieniem danych zgłosić zastrzeżenia Przewodniczącemu Rady Miejskiej lub przewodniczącym właściwych komisji Rady Miejskiej. W zależności od potrzeb i w dopuszczalnych ramach mogą oni podjąć działania mające na celu dodatkową ochronę danych osobowych.

---

* Ze względów organizacyjnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Radlinie obowiązują odrębne zasady przetwarzania danych – zasady opublikowano pod adresem https://ops.radlin.pl/.

** Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

*** Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

**** W tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

***** W kontekście dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW oraz Ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w
związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.

****** Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych.

******* Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.

******** Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych.

********* Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

********** Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

*********** Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy.